Assistant.e de projets Administratif et financier H/F (H/F)

En appui des chargé.e.s de projets, les principales missions pourront être les suivantes : Gestion logistique : Assure ou appuie l'organisation logistique d'événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études ...). Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets,... Veille à l'application des instructions du Plan de Sécurité. Gère un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation,... Applique les procédures d'achat interne et externe. Gestion administrative/contractuelle : Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets. Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques. Appuie à la préparation des appels d'offre et des marchés publics/subventions. Préremplit les contrats d'expertise et les contrats de prestation de services. Publie les offres d'emploi et d'appels à experts. Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil compliance interne. Gestion financière : Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes. Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture ...) en collaboration avec les chargé.e.s de projets/Chargés de projets administratifs et financiers. Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets/Chargé.es de projets administratifs et financiers, le/s RAF.s des projets. Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain. Tient à jour les tableaux de bord existants. Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords). Communication : Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, ...). Appui transversal : Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus,etc...) et du département.

EXPERTISE FRANCE

Expérience exigée 2 An(s)